Как настроить автоматический ответ в Outlook
Шаг 1: открыть настройки автоматического ответа
Запустите программу Outlook и перейдите на вкладку Файл. В появившемся меню выберите пункт Автоматический ответ (Ответы вне офиса). Если такого пункта нет, проверьте, используете ли вы Outlook для Microsoft 365 или Outlook 2019 и более новые версии.
Шаг 2: включить автоматические ответы
В окне настройки активируйте опцию Отправлять автоматические ответы. Вы можете задать диапазон дат для автоматической активации, установив галочки в полях Начало: и Окончание:. Это удобно, если вы уходите из офиса на определённый срок.
Шаг 3: оформить текст автоматического ответа
В окне ввода напишите сообщение, которое получат ваши коллеги и клиенты. Можно использовать различные шаблоны и форматирование. Включите стандартные сведения: дату возвращения, контактных лиц, альтернативных сотрудников и т.д. Ниже есть вкладки Внутри организации и За пределами организации, позволяющие отправлять разные сообщения в зависимости от получателя.
Шаг 4: настроить дополнительные параметры
- Ответ только один раз: активируйте, если не хотите спамить одним и тем же человеком несколько раз.
- Исключить из автоматического ответа: добавьте адреса, для которых сообщение не нужно отправлять (например, свой личный e-mail).
Шаг 5: сохранить настройки
После завершения оформления текста и выбора нужных параметров нажмите кнопку ОК. Автоматический ответ активируется согласно выбранным датам или сразу, если не установлены временные рамки.
Полезные советы
- Используйте короткий и понятный текст сообщения, избегайте избыточных деталей.
- Для регулярных отключений создавайте шаблоны и быстро включайте или отключайте автоматические ответы.
- Проверьте работу автоматического ответа, отправив тестовое сообщение на свой e-mail с другого аккаунта.
