Как настроить автоматический ответ в почте Outlook
Чтобы автоматически информировать отправителей о вашем отсутствии или занятости, нужно включить функцию автоматического ответа в Outlook. Это ускоряет обработку входящих писем и помогает избежать недоразумений.
Настройка автоматического ответа через клиент Outlook
- Откройте Outlook. Запустите приложение на компьютере или откройте веб-версию.
- Перейдите в раздел "Файл" в верхнем меню.
- Выберите пункт "Автоматические ответы (отправить автоматические ответы)". Если такой пункт недоступен, возможно, используете Outlook без подключения к Exchange, тогда потребуется другой способ.
- В окне "Автоматические ответы" активируйте переключатель "Отправлять автоматические ответы".
-
Задайте время действия. Укажите диапазон дат, когда автоматически отвечать. Если оставить опцию без отметки, автоматический ответ будет активен постоянно, пока не выключите его вручную.
-
Создайте сообщение. Введите текст ответа, который увидят все отправители. Можно указать различное сообщение для внутренних и внешних получателей.
- Настройка шаблона. Введите короткое, ясное сообщение, например: "Я сейчас отсутствую и отвечу при первом удобном случае".
- Сохраните изменения и закройте окно. Автоматический ответ начнет действовать в указанный промежуток времени.
Настройка автоматического ответа через Web-интерфейс Outlook
Для пользователей Outlook в Office 365 или Outlook.com
Войдите в аккаунт на сайте outlook.com или portal.office.com. В верхнем правом углу нажмите на значок шестеренки и выберите Просмотреть все настройки Outlook.
- Перейдите в раздел Почта > Автоматические ответы.
- Активируйте опцию Отправлять автоматические ответы.
- Задайте временной диапазон, при необходимости.
- Введите сообщение для внутренней аудитории и отметьте, нужен ли разный текст для внешних получателей.
- Сохраните настройки, нажав на кнопку Сохранить.
Полезные советы по использованию автоматических ответов
- Обновляйте сообщение согласно ситуации. Меняйте текст, если ваше отсутствие затянулось или условия изменились.
- Не забудьте отключить автоматические ответы после возвращения. В противном случае, они будут продолжать отправляться даже по возвращении.
- Обратите внимание на настройки конфиденциальности. Не размещайте личную или важную информацию в автоматических ответах.
- Используйте шаблоны для ускорения создания сообщений при регулярных отпусках или командировках.
