Как настроить автоматический ответ в почте Outlook

Чтобы автоматически информировать отправителей о вашем отсутствии или занятости, нужно включить функцию автоматического ответа в Outlook. Это ускоряет обработку входящих писем и помогает избежать недоразумений.

Настройка автоматического ответа через клиент Outlook

1. Откройте Outlook. Запустите приложение на компьютере или откройте веб-версию.
2. Перейдите в раздел "Файл" в верхнем меню.
3. Выберите пункт "Автоматические ответы (отправить автоматические ответы)". Если такой пункт недоступен, возможно, используете Outlook без подключения к Exchange, тогда потребуется другой способ.
4. В окне "Автоматические ответы" активируйте переключатель "Отправлять автоматические ответы".

5. Задайте время действия. Укажите диапазон дат, когда автоматически отвечать. Если оставить опцию без отметки, автоматический ответ будет активен постоянно, пока не выключите его вручную.

6. Создайте сообщение. Введите текст ответа, который увидят все отправители. Можно указать различное сообщение для внутренних и внешних получателей.

7. Настройка шаблона. Введите короткое, ясное сообщение, например: "Я сейчас отсутствую и отвечу при первом удобном случае".
8. Сохраните изменения и закройте окно. Автоматический ответ начнет действовать в указанный промежуток времени.

Настройка автоматического ответа через Web-интерфейс Outlook

Для пользователей Outlook в Office 365 или Outlook.com

Войдите в аккаунт на сайте outlook.com или portal.office.com. В верхнем правом углу нажмите на значок шестеренки и выберите Просмотреть все настройки Outlook.

1. Перейдите в раздел Почта > Автоматические ответы.
2. Активируйте опцию Отправлять автоматические ответы.
3. Задайте временной диапазон, при необходимости.
4. Введите сообщение для внутренней аудитории и отметьте, нужен ли разный текст для внешних получателей.
5. Сохраните настройки, нажав на кнопку Сохранить.

Полезные советы по использованию автоматических ответов

• Обновляйте сообщение согласно ситуации. Меняйте текст, если ваше отсутствие затянулось или условия изменились.
• Не забудьте отключить автоматические ответы после возвращения. В противном случае, они будут продолжать отправляться даже по возвращении.
• Обратите внимание на настройки конфиденциальности. Не размещайте личную или важную информацию в автоматических ответах.
• Используйте шаблоны для ускорения создания сообщений при регулярных отпусках или командировках.