Как настроить автоответ в Outlook пошаговая инструкция
Настройка автоматического ответа в Outlook для версии Outlook для Office 365 и Outlook 2019/2016
Откройте Outlook и перейдите на вкладку Файл. В левой части окна найдите раздел Автоматический ответ (отвечать автоматически) и нажмите на него.
В появившемся окне выберите опцию Отправлять автоматические ответы. Можно установить временной промежуток, когда автоответы будут активны, чтобы не отключать их вручную.
- Для этого выберите Установить временной промежуток и укажите дату и время начала и окончания.
- Если временной промежок не нужен, просто оставьте опцию постоянно активной.
Внутри вкладки Внутри организации введите текст сообщения, которое получат коллеги внутри вашей компании.
Также можно настроить сообщение для внешних получателей в разделе Вне организации. Если нужно, установите флажок Отправлять ответы только участникам моего контакта, чтобы ограничить круг получателей.
Шаги по созданию текста автоответа
- Введите короткую приветственную фразу, например: Здравствуйте! Благодарю за письмо.
- Объясните, что вы в данный момент недоступны и когда сможете ответить.
- Если необходимо, укажите альтернативные способы связи или контактных лиц.
- Закончите сообщение дружелюбным пожеланием или благодарностью за понимание.
После настройки нажмите кнопку ОК. Автоответы начнут отправляться согласно выбранному графику.
Особенности настройки в Outlook Web
Войдите в Outlook через браузер и перейдите в раздел Настройки (значок шестеренки). Выберите пункт Просмотреть все настройки Outlook, затем – Почта > Автоматические ответы.
Активируйте опцию Отправлять автоматические ответы и укажите промежуток времени. Введите текст сообщения для внутренних и внешних получателей, настройте параметры доступа.
Не забудьте сохранить изменения. Ваш автоответ станет активным сразу после сохранения.
Общие советы
- Проверьте короткое сообщение: оно должно быть ясным и без ошибок.
- Не делайте автоматический ответ слишком длинным, чтобы он не мешал получателям.
- Укажите конкретную дату окончания, чтобы автоответ отключился автоматически.
Если нужно отключить автоответ вручную, вернитесь в настройки и отключите соответствующую опцию или снимите отметку с опции Отправлять автоматические ответы.
